Základní informace
Domovní kniha je evidence ubytovaných osob. Evidence může být vedena listinně nebo elektronicky. Podstatné je, aby byla vedena přehledně a srozumitelně, se zápisy prováděnými průběžně a v chronologickém pořadí, a aby ji bylo možné na vyžádání předložit ke kontrole.
Listinná nebo elektronická evidence.
Záznamy se vedou postupně v čase (chronologicky).
Evidence musí být na vyžádání předložitelná.
Povinnosti ubytovatele
Vedení evidence
- zápisy se provádějí průběžně (v aktuálním čase)
- evidence se vede pravidelně, přehledně a srozumitelně
- záznamy se řadí postupně podle času
Údaje v evidenci
Evidence se vede v rozsahu umožňujícím identifikaci ubytované osoby a dobu ubytování. V praxi se běžně uvádějí identifikační údaje, údaje o dokladu a údaje o pobytu (příjezd/odjezd, místo).
Předložení ke kontrole
Evidence musí být na vyžádání předložitelná kontrolním orgánům. U elektronické evidence je vhodné mít možnost vytvoření výpisu (např. tisk/PDF) v chronologickém pořadí.
Oznámení ubytování cizince
Lhůta
Ubytování cizince se oznamuje útvaru Policie ČR do 3 pracovních dnů po ubytování.
Způsoby oznámení
- předložením přihlašovacího tiskopisu
- předložením listinného dokumentu se stejnými údaji
- elektronicky prostřednictvím dálkového přístupu (vyplněním elektronického formuláře)
UBYPORT
Pokud je ubytování předmětem podnikání a je zřízen funkční dálkový přístup (UBYPORT), oznámení se provádí elektronicky.
Uchování evidence (archivace)
Domovní kniha se uchovává 6 let od provedení posledního zápisu. Pokud domovní knihu nahrazuje soubor listinných dokumentů, uchovávají se zpravidla 6 let od ukončení ubytování.
Časté dotazy
Lze evidenci vést elektronicky?
Ano. Zásadní je přehlednost, srozumitelnost, průběžné vedení a možnost předložení ke kontrole (např. výpis).
Jaká je lhůta pro oznámení ubytování cizince?
Do 3 pracovních dnů po ubytování, způsobem stanoveným (tiskopis / dokument / elektronicky).