Co je domovní kniha
Domovní kniha slouží jako evidence cizinců v ubytovacím zařízení. Ubytovatel do ní zapisuje údaje o ubytovaném cizinci a o době jeho pobytu. Smyslem domovní knihy je mít přehlednou a dohledatelnou evidenci a současně splnit související povinnosti vůči Policii ČR.
Domovní kniha může být vedena listinně i elektronicky. Důležité je, aby byla vedena průběžně, přehledně, správně a aby ji bylo možné v případě potřeby předložit ke kontrole.
Papírová nebo elektronická domovní kniha.
Údaje mají být zapisovány v aktuálním čase a přehledně.
Evidence musí být při kontrole snadno dohledatelná.
Pro koho je domovní kniha povinná
Domovní knihu řeší ubytovatel, který poskytuje ubytování cizincům. V praxi jde typicky o apartmány, penziony, chalupy, hotely, ubytovny i další objekty, kde dochází k ubytování osob bez českého občanství.
Pokud hledáte odpověď na dotaz domovní kniha pro cizince, smysl je jednoduchý: jde o evidenci pobytu cizinců a návazné splnění oznamovací povinnosti.
Co obsahuje domovní kniha
Pokud řešíte, co obsahuje domovní kniha, jde hlavně o údaje potřebné k identifikaci cizince a k zaznamenání doby jeho pobytu. V praxi se běžně zapisují zejména tyto údaje:
- jméno a příjmení
- datum narození
- státní příslušnost
- adresa pobytu v zahraničí
- číslo a druh cestovního dokladu nebo dokladu totožnosti
- datum začátku ubytování
- datum ukončení ubytování
- další údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu
Vedení domovní knihy v praxi
Průběžné zapisování
Vedení domovní knihy znamená, že údaje zapisujete průběžně a v návaznosti na reálný pobyt hosta. Nejčastější problém v praxi není to, že evidence neexistuje, ale že údaje nejsou úplné nebo nejsou zapsané včas.
Přehlednost a správnost
Evidence má být vedena tak, aby bylo možné zpětně dohledat konkrétní pobyt, zkontrolovat údaje o cizinci a případně vytvořit výpis ke kontrole. U elektronické evidence je výhodou rychlé vyhledání a lepší čitelnost.
Předložení ke kontrole
Domovní kniha musí být při kontrole předložitelná. U elektronického řešení je praktické, pokud umíte vytvořit přehledný výpis nebo export podle jména, data nebo objektu.
Hlášení cizinců Policii ČR
Lhůta 3 pracovní dny
Ubytování cizince se oznamuje útvaru Policie ČR do 3 pracovních dnů po ubytování. Tohle je jeden z nejčastějších praktických dotazů ubytovatelů.
Způsoby oznámení
- přihlašovacím tiskopisem
- listinným dokumentem se stejnými údaji
- elektronicky prostřednictvím dálkového přístupu
UBYPORT
Pokud je ubytování předmětem podnikání a je k dispozici funkční dálkový přístup, oznámení se v praxi často řeší elektronicky přes UBYPORT. Ubytovatelé proto často hledají spojení „domovní kniha UBYPORT“ nebo „hlášení cizinců online“.
Archivace domovní knihy
Domovní kniha se uchovává 6 let od provedení posledního zápisu. Pokud domovní knihu nahrazuje soubor listinných dokumentů, uchovávají se zpravidla 6 let od ukončení ubytování.
V praxi bývá archivace jedním z hlavních důvodů, proč ubytovatelé přecházejí z papíru na elektronické vedení. Starší záznamy se lépe dohledávají a menší je i riziko ztráty nebo poškození.
Časté dotazy
Je možné vést domovní knihu elektronicky?
Ano. Elektronická domovní kniha je běžné řešení, pokud je evidence přehledná, průběžně vedená a lze ji v případě potřeby předložit ke kontrole.
Co obsahuje domovní kniha?
Typicky údaje o cizinci, jeho dokladu, státní příslušnosti, adrese v zahraničí a termínu pobytu.
Jaká je lhůta pro hlášení cizinců policii?
Standardně do 3 pracovních dnů po ubytování.
Jak dlouho se domovní kniha archivuje?
Obvykle 6 let od provedení posledního zápisu.